Személyügyi és Ügyviteli Iroda

Cím: 1073 Budapest Erzsébet krt. 6. IV. emelet 429.
Irodavezető: Medgyesi Judit aljegyző
Telefon: 462-3100
Fax: 267-9198
E-mail: 

Kérjük, hogy az iroda tevékenységével, illetve egyedi ügyeikkel kapcsolatos kérdéseiket az iroda központi e-mail címén tegyék fel. Bejelentésüket az irodavezető továbbítja az intézkedésre kijelölt munkatársnak
 

Személyügyi feladatok

• Kidolgozza, döntésre előkészíti a Hivatal emberi erőforrás fejlesztési és gazdálkodási programját, a munkakörök betöltésének feltételeit, a kiválasztás módszereit, a munkaköri követelményrendszert, a teljesítménymérés mutatóit, a képzési - továbbképzési rendszert, illetve tervet, az érdekeltségi rendszert, a szervezetfejlesztési, a munka körülményeket érintő programokat, intézkedéseket.
• Gondoskodik a személy- és munkaügyi feladatok Köztisztviselői törvény és Munka Törvénykönyve szerinti ellátásáról, a közszolgálati, munka-, és megbízási jogviszony keletkezésével és megszűnésével kapcsolatos iratok előkészítéséről, nyilvántartások vezetéséről.
• Előkészíti a bérfejlesztéssel, jutalmazással, jubileumi jutalommal, nyugdíjazással, minősítésekkel, teljesítménykövetelményekkel, teljesítmény-értékeléssel, vagyonnyilatkozattal, belső képzéssel, továbbképzéssel, tanulmányi szerződéssel kapcsolatos döntéseket.
• Gondoskodik a közszolgálati nyilvántartás vezetéséről.
• Ellátja a Hivatal létszám- és bérgazdálkodási feladatait, tervezi a személyi juttatás éves előirányzatát, gondoskodik a végrehajtás feltételeiről, ellenőrzéséről, a beszámolásról, a szükséges testületi, vezetői döntésekre javaslatot tesz.
• Gondozza - a szervezeti egységek vezetőinek bevonásával - a munkaköri követelményrendszert és a munkakörökre vonatkozó feladat-leírásokat, nyilvántartja a személyre szóló munkaköri leírásokat.
• Működteti a munkaerő kiválasztást és beilleszkedést segítő rendszereket.
• Működteti a személyi utánpótlást biztosító pályázati rendszert.
• Folyamatosan felméri és elemzi a képzési igényeket.
• Összehangolja és szervezi a helyi és a központi szervezésű tanfolyamokon való részvételt.
• Ellátja, ill. gyakorolja az Egységes Közszolgálati Szabályzat I. fejezetében meghatározott feladat- és hatásköröket.
• Előkészíti és nyilvántartja a tanulmányi szerződéseket, ellátja a kapcsolódó adminisztratív és ellenőrzési feladatokat.
• Szervezi a minősítések, teljesítmény-értékelések, a vagyonnyilatkozattal kapcsolatos feladatok lebonyolítását.
• Összeállítja az Iroda szabadságolási ütemtervét, továbbá gondoskodik a szervezeti egységek szabadságolási ütemtervének elkészíttetéséről.
• Elkészíti a munkaügyi statisztikákat.
• Kapcsolatot tart a felelősségi körét érintő külső szervekkel, személyekkel, belső szervezeti egységekkel.
• Kezdeményezi és előkészíti a feladatkörébe utalt szakterületet érintő szabályzatokat, utasításokat, döntéseket.
• Felelős a feladatkörébe tartozó feladatok ellátásáért, továbbá a jogszabályok, a belső szabályzatok, utasítások által a hatáskörébe utalt jogkörök gyakorlásáért.
• Az alpolgármesteri titkársághoz, továbbá a frakciókhoz kapcsolódó feladatok ellátása.

Ügyviteli feladatok

• postai küldemények átvétele, érkeztetése, továbbítása
• a Hivatal szervezeti egységeitől érkezett iratok továbbítása
• iratok iktatása az elektronikus iktatórendszerben, továbbítása a szervezeti egységek felé
• az elektronikus iktatórendszer adatbázisának folyamatos nyilvántartása és aktualizálása
• a határidő-nyilvántartás vezetése, az irattárban elhelyezett anyagok nyilvántartása vezetése
• az elintézett ügyiratok irattárba helyezése, szakszerű tárolása
• az évenkénti selejtezés előkészítése és végrehajtása
• a Polgármesteri Hivatal bélyegzőinek nyilvántartása, éves felülvizsgálata, bélyegzők selejtezése
• minősített iratok kezelése
• a Hivatal Iratkezelési Szabályzata és az irattári terv elkészítése
• Hatósági statisztika készítése